الهدف: حماية السجلات الحكومية من خلال التحكم في إنشائها وحفظها والتصرف فيها ونقلها وإصدارها، وضمان الوصول إليها وفقًا لأفضل الممارسات.
تفاصيل السياسة:
- الامتثال القانوني: الالتزام بقانون حفظ الوثائق رقم (37) لسنة 2016 والقوانين الأخرى المعمول بها.
- إذن التصرف في السجلات: طلب إذن كتابي من الإدارة العليا للتصرف في أي سجل.
- برنامج إدارة السجلات: تنفيذ برنامج بخطوات واضحة للحفظ والنقل والتدمير.
- سجل أصول المعلومات: الاحتفاظ بسجل تفصيلي لجميع أصول المعلومات، بما في ذلك سجلات الطلاب والموظفين.
السيناريو والأمثلة:
- إنشاء وحفظ السجلات:
- المقبول: سجلات رقمية في نظام إدارة التعلم الآمن مع نسخ احتياطية يومية.
- غير المقبول: خوادم غير آمنة، عدم التشفير.
- التصرف في السجلات:
- المقبول: التخلص بعد فترة الاحتفاظ بإذن كتابي.
- غير المقبول: الحذف غير المصرح به.
- نقل السجلات:
- المقبول: قنوات آمنة ومشفرة أو طرود مؤمنة مع تسجيل عمليات النقل.
- غير المقبول: بريد إلكتروني غير مشفر أو طرق غير آمنة.
- إصدار السجلات:
- المقبول: طلبات رسمية، تفاصيل الوصول المسجلة.
- غير المقبول: إصدارات غير مسجلة، طلبات غير مدققة.
- برنامج إدارة السجلات:
- المقبول: برنامج متكامل مع ضوابط الوصول والنسخ الاحتياطية.
- غير المقبول: عدم وجود برنامج، ملفات ورقية غير آمنة.
النتائج:
- تحسين حماية السجلات والامتثال القانوني.
- تقليل خطر تسرب المعلومات أو فقدانها.
الخلاصة:
- التنفيذ السليم لسياسة أمن السجلات ضروري لأمن المعلومات وسلامة السجلات.
